De manier waarop we onze eetmomenten inlassen is enorm veranderd. Steeds minder mensen reserveren vooraf voor de lunch of het diner. Foodservice is daardoor ook steeds vaker onderhevig aan impulsieve beslissingen. Bovendien is het buitenshuis eten ook enorm afhankelijk van onze andere activiteiten, zoals shoppen of een uitstap maken, en bijgevolg van het weer waarbij we deze activiteiten al dan niet laten doorgaan.
Onder een piekmoment verstaan we niet zozeer de gekende ochtend-, middag- of avondrush, maar wel een moeilijk te anticiperen voorval, die de voorziene werkbezetting onder druk zet. Plots mooi weer bijvoorbeeld of een koopjesdag of evenement in de buurt. Een piekmoment doet zich voor wanneer het aantal gasten onverwachts veel hoger is dan wat men gewoon is of wanneer de gasten langer blijven dan voorzien. Het resultaat blijft hetzelfde; de op voorhand gemaakte planning gaat de mist in.
Bij de ene zaak zien we op zo’n moment een volledig gestresseerde eigenaar de controle verliezen en soms zelfs onvriendelijk reageren. Bij een andere zaak heerst er gewoon een gezellige bedrijvigheid met eenzelfde service en kwaliteit van de gerechten. Hoe komt dat? Hoe kan je als foodservice ondernemer nu goed reageren en zelfs anticiperen op zulke onaangekondigde piekmomenten?
Hoe adequaat reageren?
- Zelf stand-by zijn en inspringen als gratis werkkracht. (Dit kan uiteraard niet als je zelf aan het fornuis staat.)
- Zelf harder werken tijdens de rush
- Taken herschikken onder het vast personeel
- Het vast personeel langer laten werken = overuren
- Een bepaald onderdeel van het werk naar een volgende dag schuiven
- Extra werkkrachten inschakelen
Nog beter, hoe anticiperen?
- Raadplegen van weerberichten en specifieke weer-apps, zoals buienradar…
- Bijhouden van reservaties
- Bijhouden van evenementenkalenders uit de streek
- Aanduiden feestdagen, brugdagen, lange weekends, soldenperiodes, vakantieperiodes, etc
- Bijhouden van piekmomenten, zodat je kan vergelijken met vorige jaren
- Vergaren van de nodige kennis in verband met HR en bijhorende regelgeving
- Gestaag opbouwen van ervaring om die piekmomenten beheersbaar te maken
Door een plan B te achter de hand te houden:
- Personeel zoeken die zowel in keuken als zaal kan ingezet worden. (Dit kan meestal niet in de grotere zaken.)
- Vooraf vragen op wie van de vaste ploeg je kan rekenen voor overuren of piekmomenten
- Lijst opstellen van familie en/of vrienden, die je op zo’n momenten kan inzetten
- Een ruime poule van extra’s uitbouwen, die je wegwijs maakt in jouw concept, visie en menu. (Deze extra’s kan je zelfs vooraf al stand-by houden, zodat je ze meteen kan opbellen op het moment dat het effectief druk wordt.)
